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BILINGUAL PERSONAL ASSISTANT

Descripción de la oferta de empleo

Our client, a distinguished Family Office, is currently looking for an organised and responsible Bilingual Personal Assistant to join their team. This role will be undertaken from the Family Office in central Barcelona.Responsibilities include (however are not limited to):PersonalAct as key facilitator for personal needs of the familyPoint to point travel arrangement for familyOfficeAssist with administration of various households/properties (cleaning, utilities, alarm system, repairs, sourcing items for property, etc.)Identify service providers, coordinate and onboard if necessaryConsistently look for ways to improve quality and efficiency, execute requests from senior team members with this in mindMake payments across various bank accounts and record accordinglyWork closely with finance: prepare, send and follow up on invoices, receive and process invoices and correctly archive invoicesManage expenses and archive correctly for financeReconciliation of bank statements, and Real Estate revenues, identifying anomalies not included in budgets and reporting to directorGeneralProactively anticipate the needs of the individuals, learning preferences and incorporating these into all aspects of day-to-day routineOffice management: ensure smooth running of workplace, coordinate purchases, inventory and liaison with relevant suppliersClose-knit team work: provide appropriate reporting/updates regarding tasks undertaken, ensure correct information flow to facilitate agile workingCandidates will ideally speak English/Spanish/Catalan. A relevant University degree and proven experience in administration, is also a prerequisite (preferably in a Private Family Office). They must be able to manage standard Tech (Microsoft 365, Excel, Slack, etc.) with ease and be numerate, adept at managing Excel and budgets.The ideal candidate will be organised, discreet and pay exceptional attention to detail. They will be open minded and enjoy working in a close-knit team. Utmost discretion and strict confidentiality are paramount for this role.Location - BarcelonaContract - Permanent ContractSalary - Dependent on ExperienceTimetable - Normal office hours - however flexibility requiredHybrid/On site: Hybrid approach
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Detalles de la oferta

Empresa
  • Victoria Selection & Search
Localidad
  • En toda España
Dirección
  • Sin especificar - Sin especificar
Fecha de publicación
  • 04/12/2024
Fecha de expiración
  • 04/03/2025
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