COMMERCIAL SUPPORT OFFICE - CSO  / VACANTE TEMPORAL

Puesto de trabajo: Commercial Support Office - CSO Unidad: Special Projects & BI / Commercial Support Office - CSO Esade es una institución académica global conocida por la calidad de su educación, su proyección internacional y su enfoque en el desarrollo personal integral, así como por sus fuertes vínculos con el mundo empresarial. Nuestra actividad académica engloba tres grandes áreas: la formación, la investigación y el debate social. Pretendemos impulsar un cambio significativo a través del compromiso social y la innovación.La oportunidadTrabajar en colaboración con los equipos comerciales para, una vez confirmada la compra de un programa tanto a nivel particular como empresa, dar soporte y acompañamiento al participante/empresa en todas las gestiones tanto administrativas como financieras necesarias para asegurar su ingreso en el programa, asegurando que se cumplen todas las normativas tanto a nivel de rigor académico como financiero en relación a contabilidad y cobro.Tus principales responsabilidadesFunciones habituales:Atención participantes en caso de Programas Open / EEMM Al iniciarle el ciclo de comercialización de un programa, reunión de coordinación (kickoff) con todos los agentes implicados (comercial y Program Manager) para confrmar información del programa (fechas, precio, calendario de programa, calendario de pagos, Academic Periods implicados) así como acordar protocolos de coordinación.Atender a los alumnos admitidos a un programa y dar soporte/seguimiento hasta completar todos los tramites necesarios para su correcta matrícula en el programa. Esto incluye:Formulario de admisión completo y datos correctos.Envio de la carta de admisión (en caso de no estar automatizado por el sistema)Entrega de toda la documentación necesaria para la admisión al programa: DNI/pasaporte, Fotografia, etc.Proporcionar a los alumnos la documentación necesaria para la gestión de visado en caso de estudiantes extracomunitarios.Seguimiento de la entrega de titulación en caso de acceso a programas Degree, revisión documentación entregada y validación.Seguimiento con el alumno para confirmar información de facturaciónEn caso de bonificación del programa (Fundae / PIF), coordinación con Program Managemnt para preparar toda la documentación necesaria para tramitar las ayudas (calendario, profesorado y horas del programa, etc.)Atención clientes en caso de Programas Custom / Partners:Cuando se confirme la venta de un programa custom/partner y antes de su inicio, reunión de coordinación (kickoff) con todos los agentes implicados (comercial y Program Manager) para confirmar información del programa (fechas, precio, calendario de programa, calendario de pagos, Academic Periods implicados) así como acordar protocolos de coordinación.Seguimiento con el contacto de la empresa alumno para confirmar información de facturación y preparar calendario de pagos.Facturación:Alta y sincronización de las empresas objeto de facturación en caso de no existir en el sistema.Alta de ESADE como proveedor en caso de que la empresa utilice una plataforma de compras y sea necesario el alta. Esto implica coordinación con todas las áreas de la institución para obtener la documentación legal necesaria para el alta (Dept. legal, SGEF, RRHH, etc.)Generación de las Ordenes de Facturación y envio a SAP (en caso que información del programa esté confirmada.Coordinación con SGEF para la liberación de facturas.Carga de facturas en plataformas de cliente (si aplica)Seguimiento Facturación:Seguimiento con PM de cambios del programa y envio de facturas a SAP en base al acuerdo con el cliente.Gestión de incidencias de facturación, corrección y reemisión de facturas en caso que aplique.Gestión de cambios en facturas, coordinación con SGEF en caso que las factura ya estén enviadas a SAP.Cuadre económico mensual por programa:Cuadre con SGEF en base facturas emitidas y alumnos admitidos al programaAjuste facturación y corrección errores si aplicaControl Impagados:Revisión mensual del listado de impagados por cada programa en base a la información aportada por SGEF.Revisar facturas impagadas son correctas (corresponden a alumnos, OK en plataformas, etc.)Reclamación impagados (de forma coordinada con comercial).En caso que se acuerde nuevo calendario de pagos, modificación fechas vencimientoEn caos de facturas incorrectas, corrección facturasFunciones periódicas:Coordinación con equipo comercial y BI para la creación de los Academic Periods de Programs Open y EEMM (Taskforce anuales creación APs o solicitudes individuales)Cierre y conciliación de las facturas emitidas con contabilidad de los programas en comercialización.Seguimiento facturas pendientes de emisión con Program ManagerSeguimiento facturas pendientes de cobro, coordinación reclamación con área comercialDar soporte a la Dirección Ejecutiva (agendar reuniones, reservar espacios, …)Reportar la información de su ámbito que le sea requerida.Revisar y mantener actualizada la documentación del área:Estructura del espacio compartidoProcesos y manualesPlantillas generales y por programaExcels de seguimiento por programaSeguimiento con BI / TIC de errores en sistemas.Participación en proyectos de mejora en los procesos académicos en los que participan.Sustituir a otros puestos de la organización, en su ausencia (vacaciones, bajas, etc.).Participar en las reuniones del área, así como en las reuniones interdepartamentales para asegurar la máxima coordinación entre áreas y mejorar procesos.Compromiso y responsabilidad en la Privacidad y en la Seguridad de la información de ESADECualificacionesFormación Académica: No se requiere Titulación Universitaria. FP administraciónConocimientos técnicos: valorable Salesforce y/o SAP (facturación)Idiomas: Catalan nativo, castellano, valorable InglésHerramientas informáticas: Microsoft 365, Excel nivel avanzado ¿Qué ofrecemos?Más de 35 días laborables de vacacionesPolítica de teletrabajoConciliaciónPlan de pensionesPlan de retribución flexibleSubvención en comedorAprendizaje continuoAcceso a plataformas con contenidos digitales de primer nivelDo Good. Do Better’Do Good. Do Better’ abarca nuestra razón de existir, nuestro propósito.Como institución educativa, Esade está comprometida con una serie de valores coherentes con la calidad humana y la excelencia académica y profesional. La integridad, la sensibilidad, la diversidad, el bien común, la justicia y la sostenibilidad son de gran importancia en nuestra forma de ser y de actuar.Somos conocidos por la calidad de nuestra formación, por nuestra visión internacional y por un enfoque claro al desarrollo integral de la persona. Basándonos en estos pilares, trabajamos con una metodología única orientada al desarrollo del talento de nuestros alumnos. Este enfoque está muy influido por la innovación y la vanguardia. En consecuencia, integramos las nuevas tendencias tecnológicas y digitales en la formación en el aula.Compromiso con la diversidad y la inclusiónEn Esade estamos comprometidos con la diversidad y ofrecemos las mismas oportunidades profesionales a todas las personas. Fomentamos el aprendizaje inclusivo y, para nosotros, el talento es un factor clave para promover la diversidad. Por ello, se valorarán especialmente candidaturas de personas con capacidades diversas.Le informamos que Fundació ESADE como responsable del tratamiento tratará sus datos con la finalidad de gestionar su candidatura. El interesado puede ejercitar, si lo desea, los derechos de acceso, rectificación, y supresión de los datos, así como solicitar que se limite el tratamiento de sus datos personales, oponerse al mismo, solicitar la portabilidad de sus datos, a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, cuando proceda, así como a retirar su consentimiento en cualquier momento dirigiéndose al Delegado de Protección de Datos en la dirección Av. Pedralbes, 60-62, 08034 Barcelona, adjuntando una copia del documento que acredite su identidad (DNI/NIE).Puede consultar información adicional y detallada sobre Protección de Datos aquí: https://www.esade.edu/es/proteccion-datos.