EXECUTIVE ASSISTANT

En VIBIA trabajamos para mejorar la vida de las personas, ayudándoles a crear y disfrutar de mejores espacios donde vivir o trabajar: “Better spaces, better lives”. Aspiramos a liderar la nueva iluminación, que va más allá de la luz. Una iluminación que tiene como objetivo crear espacios y atmósferas que generen emociones y sensaciones y que tengan un impacto positivo en las personas. “Design beyond light”.Pretendemos ser promotores del talento creativo y de la sostenibilidad. Descripción de la ofertaFormando parte de una compañía internacional y de alto ritmo innovador y reportando directamente al CEO, seleccionamos un/a EXECUTIVE ASSISTANT, cuyo objetivo será actuar como facilitador/a dando soporte al CEO en actividades de gestión, administración, atención y planificación. Esto implica dar cobertura operativa y facilitar un apoyo proactivo de modo que permita al CEO una ejecución priorizada y eficaz. El candidato/a finalista se incorporará en las oficinas centrales en Gavà (Barcelona) siendo sus principales funciones:Soporte gestión CEOBrindar apoyo directo al CEO en reuniones y actividades de gestión, ayudando su la organización y su seguimiento.Colaborar en la organización de reuniones, ayudando en la preparación de materiales, recopilación de datos y garantizando que los temas relevantes estén listos para discusión. Redacción de resúmenes o informes de reuniones.Actuar de enlace entre el CEO y los equipos para realizar seguimiento y recordatorios de acciones, proyectos e hitos clave, promoviendo el flujo eficiente de trabajoElaboración de documentos oficiales de la compañía.Soporte administrativoFiltrar, gestionar y mantener la correspondencia del CEO, incluyendo correos electrónicos y llamadas telefónicas, respondiendo, derivando o redactando mensajes en su nombre, y realizando llamadas cuando sea necesario.Archivar y mantener al día los documentos importantes, tanto físicos como digitales.Actualizar y mantener bases de datos de contactos, proveedores o clientes.Encargarse de tareas imprevistas y urgentes que puedan surgir en el día a día.Planificación y gestión de agendaGestión integral de la agenda, incluyendo la coordinación de citas, reuniones y eventos tanto personales como laborales.Preparación y organización de reuniones, brindando apoyo logístico durante su desarrollo.Planificación y coordinación de viajes nacionales e internacionales, abarcando reservas de vuelos, transporte y hospedaje.Manejo de itinerarios, así como de visas y otros documentos necesarios para los viajes.Atención a Stakeholders y Relaciones PúblicasRecibir y atender a los visitantes y clientes que acudan a la empresa para reunirse con el CEO, garantizando una primera impresión profesional y positiva. Proporcionar una bienvenida cordial y guiar a los visitantes en el proceso de registro y contacto con el personal adecuado.Atender solicitudes y consultas de clientes o visitantes, proporcionando información básica sobre la empresa o canalizando sus peticiones hacia las personas y departamentos correspondientes de forma eficiente.Apoyar en la organización y coordinación de eventos o reuniones corporativas donde participen clientes, socios o colaboradores importantes, asegurando una logística fluida y una experiencia positiva para todos los asistentes.Mantener una comunicación ágil y cordial con clientes, socios y colaboradores estratégicos en nombre del CEO, fortaleciendo las relaciones y asegurando una percepción positiva de la empresa.En el desempeño de todas las funciones mencionadas, se espera que el/la Executive Assistant maneje información confidencial con el más alto nivel de discreción y profesionalismo, garantizando así la confianza y la seguridad en cada interacción.Perfil buscado (h/m)Preferiblemente formación superior en ADE, International Business o similar3-5 años de experiencia en un rol similarExperiencia en gestión de conglomerados de empresasExperiencia en relaciones Institucionales, Medios de comunicación, Clientes Diseñadores…Castellano, Catalán e Inglés nivel muy altoSe valorará positivamente Italiano o Alemán fluidosCompetenciasExcelentes habilidades de redacción.Capacidad para mantener una actitud profesional y adecuada en todo momento.Alta capacidad de comprensión y asimilación de información.Habilidad para crear y presentar presentaciones efectivas.Discreción y capacidad para manejar información confidencial.Habilidades de representación y trato con diferentes públicos.Flexibilidad y adaptabilidad para ajustarse a cambios de prioridades.¡Únete al equipo Vibia!