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EXECUTIVE ASSISTANT TO THE GROUP MANAGING DIRECTOR

Descripción de la oferta de empleo

Multinational group within the chemical sector, with headquarters in the province of Barcelona(Vallés Oriental), needs to incorporate an EXECUTIVE ASSISTANT TO THE GROUP MANAGINGDIRECTOR.Provide executive assistance in a one-to-one working relationship, being responsible for givingcomprehensive support and facilitate the Group Managing Director’s daily activities. Thisdynamic position requires the ability to anticipate needs, think critically, and offer solutions toproblems with a high level of professionalism and confidentiality.Main responsibilities:• Organization and preparation of meetings: coordinates logistics, prepares materials andreviews minutes.• Key Point of Contact: Facilitates communication and coordinates activities withshareholders and Directors.• Agenda Management: Organizes the Group MG's agenda, prioritizes queries and resolvesconflicts.• Meetings and Conferences Coordination: Schedules and manages meetings in differenttime zones.• Travel Logistics: Coordinates itineraries, meetings, travel plans and expensereimbursements.• Hospitality and Work Environment: Welcomes visitors and maintains a welcomingenvironment.• Documentation and Presentations: Prepares documents and presentations in PowerPoint,Word and Excel.• Contract Management: Administers contracts with hotels and travel agencies.• Event Management: Plans and executes corporate events.• Files and documents Management: Maintains and organizes general managementdocuments.• Service Supervision: Coordinates the activities of the driver and courier services, amongothers.Requirements:• Personal capabilities:o Exceptional organizational and communication skills.o Ability to handle multiple tasks and adapt to change.o Hands on. Resolute.o Proactive and hospitable attitude.o Able to maintain confidentialityo Approachable, empathetic person, with ease of communication with peoplethroughout the organization.• University degree would be desirable, and an Executive PA diploma or certification a plus.• At least 5 years' experience as Executive assistant, preferably to a Managing Director or aCEO.• Languages: Full Proficiency English. Bilingual Spanish & Catalan. Knowledge of otherlanguages would be an asset.• Proficient user of MS 365: PowerPoint, Word, Excel.• Own car.
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Detalles de la oferta

Empresa
  • AdQualis Human Results
Localidad
  • En toda España
Dirección
  • Sin especificar - Sin especificar
Fecha de publicación
  • 19/09/2024
Fecha de expiración
  • 18/12/2024
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