SECRETARIA DE DIRECCIÓ

Objetivo Es precisa secretaria de direcció – administrativa per treballar al Safareig, una entitat del sector social especialitzada en les violències masclistes i els malestars associats al gènere i la sexualitat.
Funcions.
Atenció telefònica i presencial.
Obrir la porta, rebre les visites i fer les gestions necessàries amb les agendes d’atenció Obrir el correu electrònic de l’entitat, respondre missatges i/o reenviarlos Gestió de facturació i comptabilitat.
Suport a l’àrea de projectes.
Realització i seguiment de tramitacions administratives.
Gestió de l’agenda de treball i organització i gestió de reunions.
Assistència a reunions i redacció d’informes o actes sobre els temes tractats.
Realitzar tasques executives i facilitar informació per delegació directa de direcció.
Elaborar fitxers informàtics relacionals que permetin el seu enllaç, consulta i recerca.
Ordenar i classificar física i informàticament expedients i documentació.
Gestionar la informació en bases de dades informatitzades.
Processar documentació de gestió empresarial, confidencial o no, i arxivarla de manera organitzada segons el propi criteri per facilitar el seu accés posterior.
Buscar informació en documents oficials, revistes, diaris, publicacions especialitzades, pàgines web, etc., i en realitzar un anàlisi i un resum segons les indicacions de la direcció.
Redactar correspondència i documents complexos seguint les indicacions de direcció, que poden ser detallades o no, i prepararlos per la firma de la direcció.
Elaboració d’informes o documents organitzats i estructurats de manera entenedora i adequada al llenguatge i coneixement de l’interlocutor Proposar solucions innovadores, transferibles i adaptades a les necessitats de la direcció.
Rebre, transmetre i controlar les entrades i sortides d'informació per mitjans telemàtics.
Administrar i gestionar l’aprovisionament d’existències, fer el seguiment de les peticions de compres realitzades electrònicament, registrar les entrades d’existències mitjançant suport informàtic o documental.
Perfil.
Requisits.
Formació recomanable.
Cicle formatiu de grau superior en assistència a la direcció o administració i finances o Grau universitari en qualsevol família professional, preferentment en l'àmbit de l'administració i direcció d'empreses.
Formació en gènere o violències masclistes.
Nivell mitjà d’informàtica, paquet office, funcionament d’escàners, agendes electròniques, etc.
Coneixements facturació i comptabilitat.
Coneixements del sector social i la comunicació entre entitats.
Experiència.
Experiència prèvia com a secretària de direcció en l’àmbit social.
Experiència en suport a la redacció i presentació de projectes dins l’àmbit social.
Experiència en atenció telefònica i presencial.
Experiència en el maneig de base de dades, elaborant fitxers, ordenant i classificant.
Elaboració d’informes i documents complexos.
Experiència processant i gestionant documentació empresarial.
Gestió d’agenda i organització de reunions.
Gestió facturació i comptabilitat.
Realització i seguiment de tramitacions administratives.
Altres competències.
Habilitats comunicatives de forma oral i escrita, capacitat d’organització i habilitats socials.
Persona polivalent, metòdica, amb iniciativa i autonomia.
Idiomes.
Català Competencias.
Iniciativa y autonomía, Flexibilidad, Organización y planificación, Trabajo en equipo Nivel.
Empleado Tipo de contrato.
Jornada completa Duración.
Indefinido Salario.
Entre y € bruto/anual Estudios mínimos.
Formación Profesional Grado Superior Experiencia mínima.
Al menos 2 años Fecha de inicio.
Nº de vacantes.
1