SECRETARI/A DE DIRECCIÓ - ADMINISTRATIU/VA

- Atenció telefònica i presencial.
- Obrir la porta, rebre les visites i fer les gestions necessàries amb les agendes d’atenció
- Obrir el correu electrònic de l’entitat, respondre missatges i/o reenviar-los
- Gestió de facturació i comptabilitat.
- Suport a l’àrea de projectes.
- Realització i seguiment de tramitacions administratives.
- Gestió de l’agenda de treball i organització i gestió de reunions.
- Assistència a reunions i redacció d’informes o actes sobre els temes tractats.
- Realitzar tasques executives i facilitar informació per delegació directa de direcció.
- Elaborar fitxers informàtics relacionals que permetin el seu enllaç, consulta i recerca.
- Ordenar i classificar física i informàticament expedients i documentació.
- Gestionar la informació en bases de dades informatitzades.
- Processar documentació de gestió empresarial, confidencial o no, i arxivar-la de manera organitzada segons el propi criteri per facilitar el seu accés posterior.
- Buscar informació en documents oficials, revistes, diaris, publicacions especialitzades, pàgines web, etc., i en realitzar un anàlisi i un resum segons les indicacions de la direcció.
- Redactar correspondència i documents complexos seguint les indicacions de direcció, que poden ser detallades o no, i preparar-los per la firma de la direcció.
- Elaboració d’informes o documents organitzats i estructurats de manera entenedora i adequada al llenguatge i coneixement de l’interlocutor
- Proposar solucions innovadores, transferibles i adaptades a les necessitats de la direcció.
- Rebre, transmetre i controlar les entrades i sortides d'informació per mitjans telemàtics.
- Administrar i gestionar l’aprovisionament d’existències, fer el seguiment de les peticions de compres realitzades electrònicament, registrar les entrades d’existències mitjançant suport informàtic o documental.
Experiència 2 anys. • Experiència prèvia com a secretària de direcció en l’àmbit social.
• Experiència en suport a la redacció i presentació de projectes dins l’àmbit social.
• Experiència en atenció telefònica i presencial.
• Experiència en el maneig de base de dades, elaborant fitxers, ordenant i classificant.
• Elaboració d’informes i documents complexos.
• Experiència processant i gestionant documentació empresarial.
• Gestió d’agenda i organització de reunions.
• Gestió facturació i comptabilitat.
• Realització i seguiment de tramitacions administratives.


• Altres competències: Habilitats comunicatives de forma oral i escrita, capacitat d’organització i habilitats socials. Persona polivalent, metòdica, amb iniciativa i autonomia.
• Idiomes: Català. Competències / coneixements: • Cicle formatiu de grau superior en assistència a la direcció o administració i finances o Grau universitari en qualsevol família professional, preferentment en l'àmbit de l'administració i direcció d'empreses.
• Formació en gènere o violències masclistes.
• Nivell mitjà d’informàtica, paquet office, funcionament d’escàners, agendes electròniques, etc.
• Coneixements facturació i comptabilitat.
• Coneixements del sector social i la comunicació entre entitats. català (parlat superior, escrit superior)