SECRETARIO ADMINISTRATIVO

Condiciones Laborales:Jornada CompletaHorario:Mañanas: de 09:00 a 14:30 horasTardes (excepto viernes): de 16:30 a 19:00 horasSueldo: 19.166 BrutosContactar vía Linkedln o vía correo: amoraleda@centrevillar.comGestión de Documentación y Archivo:El secretario administrativo organiza, clasifica y mantiene los archivos y documentos de la empresa. Esto incluye digitalización, clasificación y almacenamiento seguro de información.Además, maneja la correspondencia (física y digital), asegurando que toda la documentación esté correctamente distribuida y archivada.Atención y Comunicación:Actúa como enlace entre distintos departamentos, clientes y proveedores, manejando la comunicación de forma eficiente.Suele responder llamadas telefónicas, correos electrónicos y coordinar citas o reuniones.En algunos casos, puede encargarse de recibir a visitantes y clientes, ofreciendo una primera impresión de la empresa.Apoyo en la Planificación y Organización de Eventos:Colabora en la organización de reuniones, conferencias, viajes y eventos corporativos. Esto incluye desde la preparación de la sala hasta la gestión de agendas, recursos, material y logística.Puede encargarse de gestionar agendas y cronogramas, recordando citas y compromisos importantes a su equipo o superiores.Control y Gestión de Inventarios:Realiza el seguimiento y control de inventario de suministros y materiales de oficina, garantizando su disponibilidad y manteniendo registros actualizados.Coordina las compras necesarias para reabastecer el inventario, lo que a menudo implica interactuar con proveedores y llevar un control presupuestario.Gestión de Documentos Financieros y Contables:Colabora en el procesamiento de facturas, recibos, y pagos, así como en la preparación de informes financieros básicos.Puede participar en la elaboración de presupuestos y reportes financieros de áreas específicas, manteniendo registros de gastos y manejando cuentas por pagar y cobrar.Soporte en Recursos Humanos:En algunos casos, los secretarios administrativos ayudan en la administración de personal, gestionando contratos, licencias, ausencias y permisos.También colaboran en el proceso de reclutamiento o capacitación, organizando entrevistas, inducciones y documentos relacionados.Manejo de Información Confidencial:Dado que puede manejar información delicada de la empresa, se espera que mantenga estrictos niveles de confidencialidad y ética profesional.Debe ser muy cuidadoso al tratar con información personal o estratégica para asegurar que se cumplan las políticas de privacidad y seguridad de la organización.Dominio de Herramientas Informáticas:Suele trabajar con programas de ofimática (como Word, Excel, y PowerPoint), sistemas de gestión documental, y software de administración, por lo que debe tener habilidades informáticas avanzadas.Puede manejar bases de datos, programas de contabilidad, y herramientas de gestión de tareas.Capacidad de Adaptación y Resolución de Problemas:Un secretario administrativo debe ser flexible y tener la habilidad de resolver problemas rápidamente, ya que se enfrenta a situaciones imprevistas y solicitudes de última hora.Su función requiere proactividad y buena capacidad de organización para adaptarse a cambios y optimizar procesos.