Asistente personal

DESCRIPCIÓN

Los asistentes personales trabajan para gerentes y ejecutivos (o a veces para personas y familias adineradas o famosas), realizando una variedad de tareas administrativas.Los asistentes personales a menudo actúan como el primer punto de contacto del gerente.

A diferencia de un administrador que tiende a cuidar de un equipo, un asistente personal (AP) normalmente lleva a cabo el trabajo administrativo en nombre de un individuo. Esta persona suele ser gerente o ejecutivo de una organización comercial, sin ánimo de lucro o del sector público. El papel de un AP es liberar el tiempo de un ejecutivo de las tareas organizativas y administrativas para que pueda dedicar el máximo tiempo a tareas estratégicas.

FUNCIONES

Las responsabilidades típicamente incluyen:

• Actuar como primer punto de contacto: tratar la correspondencia y las llamadas telefónicas.
• Gestión de agendas y organización de reuniones y citas, a menudo controlando el acceso al gerente/ejecutivo.
• Reserva y organización de viajes, transporte y alojamiento.
• La organización de eventos y conferencias.
• Recordarle al gerente/ejecutivo las tareas y plazos importantes.
• Escribir a máquina, compilar y preparar informes, presentaciones y correspondencia.
• Gestión de bases de datos y sistemas de archivo.
• La aplicación y el mantenimiento de los procedimientos y sistemas administrativos.
• El enlace con el personal, los proveedores y los clientes.
• Cotejar y presentar los gastos.
• Tareas diversas de apoyo a su gestor, que variarán en función del sector y de las competencias del mismo, como, por ejemplo, la elaboración de informes de gobierno corporativo (para asegurarse de que la empresa se gestiona correctamente y cumple la legislación y la normativa) o la realización de investigaciones.

También es posible que un asistente personal trabaje para una familia o individuo, en lugar de para una corporación. Si este es el caso, el trabajo del asistente personal también puede cubrir tareas de mantenimiento de la vida personal o del hogar, tales como asegurarse de que las ITV estén al día o contratar limpiadores.

El título del puesto para este tipo de función, y su antigüedad, variará según el empleador. En algunas organizaciones, los títulos de los puestos de trabajo de "asistente personal" y "asistente ejecutivo" son intercambiables. En otros, un asistente ejecutivo tiene más experiencia que un asistente personal y asumirá más responsabilidad, como por ejemplo algún tipo de gobierno corporativo o trabajo de organización de equipos. En algunas organizaciones, un rol de asistente personal es un trabajo de nivel inicial; en otras, requiere mucha experiencia y se le paga en consecuencia. Dependiendo del empleador, también, un rol de asistente personal puede combinarse con el de administrador o puede ser un puesto más alto en el que los administradores pueden progresar.

EMPLEADORES TÍPICOS DE LOS ASISTENTES PERSONALES

Como se ha mencionado anteriormente, cualquier organización de los sectores público, privado y sin ánimo de lucro puede emplear asistentes personales, al igual que personas o familias adineradas. Las organizaciones pueden emplear asistentes personales directamente o a través de una agencia de contratación especializada.

La competencia por los puestos de trabajo puede ser dura. Los puestos de trabajo se anuncian normalmente a través de bolsas de empleo y periódicos locales, regionales y nacionales (en línea o impresos), así como a través de agencias de empleo especializadas.

CUALIFICACIONES Y FORMACIÓN EXIGIDAS

No se requieren calificaciones académicas formales como norma, aunque algunos empleadores pueden exigir que los candidatos tengan un nivel alto y una pequeña minoría puede preferir títulos. Si se requieren títulos, un título en un tema de comunicaciones, tecnología o negocios puede ser ventajoso.

Los empleadores a veces requieren experiencia previa en administración o trabajo de asistente personal: a menudo de dos años. Esta experiencia puede adquirirse a menudo a través del trabajo temporal, que a su vez puede conducir a un trabajo permanente. Es posible completar un curso de secretariado o un diploma en línea o a través de colegios de educación superior.

HABILIDADES CLAVE

• Discreción y fiabilidad: a menudo será parte de información confidencial.
• Flexibilidad y adaptabilidad.
• Buenas habilidades de comunicación oral y escrita.
• Habilidades organizativas y la capacidad de realizar varias tareas a la vez.
• La capacidad de ser proactivo y tomar la iniciativa.
• Tacto y diplomacia.
• Habilidades de comunicación.
• Conocimiento de paquetes de software estándar y la capacidad de aprender software específico de la empresa si es necesario.