Gestor de archivos

DESCRIPCIÓN

Los gestores de archivos son responsables de gestionar con precisión, seguridad y eficacia la información recibida y producida por una amplia gama de organizaciones de los sectores público y privado. Los gestores de archivos supervisan los registros de una organización desde su creación y conservación hasta su eliminación.

Los candidatos deben ser pacientes, meticulosos y lógicos en su trabajo y capaces de priorizar las tareas.

FUNCIONES

 Las responsabilidades típicas incluyen:

• Establecer nuevos sistemas de gestión de registros.
• Desarrollar, mantener, verificar y evaluar los sistemas existentes.
• Supervisar el cambio del mantenimiento de registros en papel al electrónico.
• Redacción de informes y publicaciones.
• Atender las consultas y solicitudes de información de clientes internos y externos.
• Asegurarse de que se cumplan los requisitos y reglamentos financieros, legales o administrativos.
• Garantizar la protección de los datos.
• Clasificación e indización de los registros.
• Destruir o archivar datos/registros terminados.
• Garantizar que los registros sean fácilmente accesibles cuando sea necesario.
• Proporcionar capacitación al personal que requiere acceso o tiene la responsabilidad de mantener los registros.

Si bien el papel se anuncia por derecho propio, en algunas organizaciones el trabajo podría combinarse con el de:

• Un director de proyecto (la gestión de la información es un elemento clave de la gestión de proyectos).
• Una función de ciencias de la información o de gestión (que a menudo tiene un mandato más amplio que la gestión de registros).
• Un administrador de TI.
• Un oficial de regulación y cumplimiento o gerente de asuntos regulatorios.
• Un archivero.

EMPLEADORES TÍPICOS DE LOS GESTORES DE ARCHIVOS

Cualquier organización que maneje grandes cantidades de información puede necesitar las habilidades de un gestores de archivos; los sectores clave en los que puede encontrar administradores de registros son aquellos en los que existe una gran cantidad de regulaciones y supervisión, como la industria nuclear, la atención médica y las finanzas.

La mayoría de los trabajos de gestión de registros se encuentran con:

• Compañías de tecnología.
• Universidades, instituciones de educación superior y colegios de educación superior.
• Las autoridades locales y la administración pública.
• Organizaciones de servicios financieros.
• Empresas de construcción, empresas de servicios públicos y otras organizaciones relacionadas con la energía (especialmente la nuclear).
• Compañías farmacéuticas.
• Organizaciones benéficas, minoristas y otras empresas que almacenan datos con fines de marketing o de investigación del consumidor.

Los gestores de archivos con experiencia también pueden trabajar como freelance o como consultores para los empleadores.

La competencia por los puestos de trabajo puede ser dura. Los puestos de trabajo se anuncian normalmente a través de bolsas de empleo y periódicos locales, regionales y nacionales (en línea o impresos), así como a través de agencias de empleo especializadas.

CUALIFICACIONES Y FORMACIÓN EXIGIDAS

Por lo general, se necesita un título para convertirse en un gestor de archivos. Para poder ejercer como administrador de registros puedes obtener la titulación requerida mediante carreras universitarias, formación profesional o másters:

• Grado en información y documentación (carrera universitaria).
• Máster universitario en gestión de la documentación, bibliotecas y archivos.
• Administración de sistemas informáticos en red (grado superior).

La gran mayoría de las vacantes requieren que hayas adquirido experiencia laboral relacionada, la cual puedes adquirir a través del trabajo voluntario o de prácticas remuneradas.

Tampoco es desconocido que los participantes hayan comenzado a desempeñar un papel en la investigación científica, la tecnología, el gobierno o las finanzas y que hayan pasado a la gestión de registros, habiendo obtenido la titulación de postgrado pertinente si es necesario.

HABILIDADES CLAVE

• Paciencia.
• Meticulosidad.
• Capaz de priorizar.
• Buenas habilidades para resolver problemas.
• Habilidades analíticas.
• Habilidades administrativas.
• Habilidades organizativas.
• Habilidades de comunicación e influencia, especialmente cuando se requiere que los colegas entreguen registros o usen los sistemas correctamente.
• Confianza en el uso de bases de datos, software y sistemas operativos estándar y a medida.