Organizador de eventos
Descripción del trabajo del Organizador de Eventos
El Organizador de Eventos es responsable de la planificación y organización de eventos como conciertos, espectáculos, festivales, ferias, reuniones, inauguraciones, eventos corporativos, bodas, fiestas privadas.
Es la figura profesional capaz de gestionar todos los aspectos que caracterizan un evento: coordina las múltiples actividades que van desde la fase creativa y de diseño del evento hasta la ejecutiva, así como el equipo de personas que participan en el mismo.
Pero, ¿qué hace un planificador de eventos, más específicamente?
Para organizar un evento, concebido no sólo como un momento especial, sino también como una estrategia de marketing y comunicación, el Planificador de Eventos coordina las actividades de un gran número de otros profesionales. Por ejemplo, en la fase de concepción del concepto del evento, se requiere la profesionalidad de creativos como redactores, diseñadores, coreógrafos, escenógrafos, etc.
En la fase de realización práctica es, en cambio, esencial la contribución de los técnicos de iluminación y audio-video, instaladores, diseñadores de interiores, decoradores, floristas.
Durante el transcurso del evento, la figura coordinadora es el Organizador de Eventos, que dirige el trabajo de las azafatas y camareros, el personal de secretaría, los oradores, oradores e intérpretes, los artistas y DJs, el personal de las empresas de catering, los fotógrafos y los videoclubes.
Organizar un evento exitoso no es una cuestión sencilla: requiere compromiso, creatividad, sentido estético y sobre todo habilidades de gestión.
El Organizador de Eventos analiza en primer lugar las solicitudes de los clientes (empresas, tiendas, clubes, hoteles, instituciones, organismos públicos y privados) y acuerda los objetivos, las metas, los contenidos, el tiempo y los recursos disponibles para el evento. Luego se ocupa de la elaboración del concepto del evento, para que sea un momento emocionante, capaz de involucrar al público también desde un punto de vista emocional.
Luego elige el lugar más adecuado e interviene para que el ambiente sea apropiado para el evento (por ejemplo, a través de decoraciones, luces, flores, etc.).
A continuación se definen detalladamente todos los aspectos técnicos y productivos y se planifica la realización del montaje y la logística (tecnologías y equipos de alquiler y montaje, aparcamientos, plan de emergencia conforme a las normas de salud y seguridad), manteniendo el presupuesto constantemente bajo control.
Cuando se trata de organizar eventos abiertos al público -como ferias, convenciones, desfiles de moda, espectáculos, nuevas aperturas, eventos deportivos, eventos gastronómicos, iniciativas benéficas- el planificador de eventos a menudo también se ocupa de la campaña de promoción y otras actividades de comunicación y comercialización.
Para fomentar la máxima participación y asegurar la resonancia del evento, utiliza los diversos canales publicitarios, desde invitaciones a carteles, comunicados de prensa hasta publicidad en medios tradicionales, desde relaciones públicas hasta comunicación en línea y redes sociales.
Los eventos pueden considerarse herramientas de "comunicación integrada", destinadas a llegar al público de forma dinámica y atractiva.
Responden a objetivos de comercialización muy precisos: transformar los valores y la imagen de un producto, una marca o una empresa en una experiencia concreta, vivida emocionalmente por sus participantes (clientes potenciales), y forman parte de las estrategias de comercialización directa.
Este aspecto está, por supuesto, ausente cuando se trata de la organización de eventos privados como bodas, cenas de gala, fiestas y celebraciones de personalidades particulares o celebraciones por invitación.
Al final del evento, el director del mismo se dedica a la supervisión y evaluación de los resultados en términos económicos, de participación y satisfacción del público y los patrocinadores, y gestiona la actividad de seguimiento posterior al evento.
El Organizador de eventos debe ser capaz de manejar una máquina organizativa muy compleja y ser competente en todos los aspectos relacionados con el evento, desde la comunicación hasta la realización técnica.
Para hacer el trabajo de la mejor manera posible, los organizadores de eventos recurren a proveedores de confianza para el alquiler y el transporte de equipo y tecnología, el suministro de decoraciones, servicios de banquetes, la contratación de personal (azafatas de eventos, chicas de imagen, promotores, etc.) y muchas otras figuras profesionales: por ejemplo, expertos en comunicación y marketing, técnicos, fotógrafos, videocomputadores, etc.
Además, debe estar preparado para hacer frente a cualquier imprevisto que pueda ocurrir antes o durante el evento (errores o retrasos en los suministros, personal ausente, mal tiempo, etc.).
Por lo tanto, a los organizadores de eventos se les exige capacidad de comunicación y mediación, autoridad, pero sobre todo la capacidad de trabajar en situaciones estresantes.
El organizador del evento puede trabajar de forma independiente como autónomo, y planificar y coordinar la organización de eventos innovadores y originales para personas, empresas, organizaciones y entidades de diversa índole.
O bien, puede ser un empleado o colaborador de agencias organizadoras de eventos como eventos culturales, ferias, exposiciones, lanzamiento de productos, congresos, bodas y otras iniciativas.
El director de eventos también trabaja en hoteles con centros de convenciones, centros de exposición, clubes, parques temáticos y destinos de diversión, donde es responsable de los eventos que tienen lugar en las instalaciones.
La actividad implica viajes frecuentes para participar en reuniones, encuentros e inspecciones, así como para estar presente en eventos durante su transcurso.
Los tiempos y sobre todo los ritmos de trabajo varían según el calendario de eventos, con picos que coinciden con las fechas próximas de los eventos.
Tareas y Deberes del Organizador del Evento
¿Qué hace un organizador de eventos? Estas son las principales tareas del Planificador de Eventos:
- Definir los contenidos, temas y características del evento
- Elaborar el conceptodel evento
- Planificar en detalle los diferentes aspectos y fases del evento
- Identificar a los proveedores y acordar cómo y cuándo suministrar los productos y servicios
- Organizar el trabajo de las personas que colaboran en la aplicación de la iniciativa
- Gestionar el montaje
- Programar la campaña de promoción y comunicación para mejorar el evento al público
- Supervisar la ejecución del evento
- Monitorear y evaluar los resultados de la iniciativa
¿Cómo convertirse en un organizador de eventos? Entrenamiento y Requisitos
La mejor manera de convertirse en un Organizador de Eventos es asistir a un curso de licenciatura en Ciencias de la Comunicación, Marketing, Relaciones Públicas o Turismo, y luego completar su formación con un curso de Planificación de Eventos o Gestión de Eventos en institutos profesionales e instituciones de formación.
Inscribirse en un curso para organizadores de eventos permite adquirir conocimientos específicos en las áreas de comercialización de eventos, gestión de recursos y optimización de presupuestos, gestión, comunicación.
Además, para emprender esta carrera y convertirse en un especialista en organización de eventos, es esencial contar con mucha experiencia en el trabajo y una actualización constante de todas las noticias y eventos programados.
Competencias y características de un Organizador de Eventos
Las cualidades y habilidades requeridas en las ofertas de trabajo de un Organizador de Eventos son:
- Capacidad para planificar y gestionar un proyecto
- Conocimiento de las técnicas de instalación (diseño de interiores, de luz y de sonido)
- Competencia en marketing, comunicación de eventos y relaciones públicas
- Capacidad de gestión de los recursos humanos
- Capacidades de organización y liderazgo, autonomía de decisión
- Habilidades de comunicación y de relación
- La creatividad y el sentido estético
- Preparación para la resolución de problemas
- Resistencia al estrés
Carrera y oportunidades profesionales del Organizador de Eventos
La carrera del Organizador de Eventos evoluciona a través de la adquisición progresiva de responsabilidad.Puedes empezar como asistente de un organizador de eventos, y realizar tareas de apoyo para el trabajo del Planificador de Eventos.
Una vez adquirida la suficiente experiencia, puede convertirse en Productor, la figura que gestiona y coordina a nivel operativo los servicios técnicos para la realización de eventos, y finalmente en Event Manager.
También existe la posibilidad de abrir su propia agencia de organización de eventos, o de especializarse en un tipo de evento en particular: por ejemplo, en eventos de moda, conferencias y convenciones, eventos comerciales como ferias, eventos corporativos, o incluso la organización de bodas, como Wedding Planner.
Buenas razones para trabajar como organizador de eventos
Trabajar como organizador de eventos es la oportunidad de trabajo perfecta para aquellos que son creativos, altamente organizados y pueden manejar brillantemente situaciones complejas, incluso bajo estrés.
La profesión permite trabajar con muchas personas diferentes y mantener una densa red de contactos con clientes, patrocinadores y proveedores, necesaria para el éxito del negocio.
Le permite probar su mano en la planificación de muchos tipos diferentes de eventos, desde vernissages hasta eventos deportivos, desde ferias B2B hasta la apertura de locales y puntos de venta, allanando así el camino para una carrera profesional flexible y polifacética.
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