Secretario

DESCRIPCIÓN

Los secretarios y administradores desempeñan un papel de apoyo en las organizaciones en las que trabajan para llevar a cabo una serie de tareas administrativas.

Los secretarios y administradores ayudan a mantener una organización funcionando sin problemas, ocupándose de las tareas administrativas y organizativas que hacen que la organización funcione. El título del puesto 'administrador' y 'secretario' pueden utilizarse indistintamente para describir la misma función.

FUNCIONES

Las responsabilidades típicas del trabajo incluyen:

• Contestar llamadas, tomar mensajes y manejar correspondencia.
• Mantenimiento de agendas y concertación de citas.
• Mecanografiar, preparar y cotejar informes.
• Presentación.
• Organización y prestación de servicios para reuniones (elaboración de órdenes del día y levantamiento de actas).
• Gestión de bases de datos.
• Priorizar las cargas de trabajo.
• La aplicación de nuevos procedimientos y sistemas administrativos.
• El enlace con las organizaciones y los clientes pertinentes.
• La coordinación de las mailing y otras tareas publicitarias similares.
• Registrar o procesar facturas o gastos.
• Actuar como recepcionista y/o reunirse y saludar a los clientes.
• Contratar, capacitar y supervisar al personal subalterno.

Una función administrativa puede ser a veces una forma de acceder a una profesión, en particular en los medios de comunicación o en el marketing; es decir, muchos profesionales de sectores como el marketing y los medios de comunicación empiezan en una función administrativa y "se abren camino" hacia arriba. Del mismo modo, los estudiantes y graduados universitarios suelen realizar trabajos temporales de corta duración como administradores o secretarios a través de una agencia de contratación durante las vacaciones o después de graduarse. Este tipo de experiencia en la oficina puede ser una ventaja en un currículum vitae: lea nuestros mejores consejos para los empleados temporales.

Sin embargo, si deseas especializarte en un papel administrativo, la progresión de la carrera puede venir de la asunción de cargos administrativos más altos; lo que éstos son exactamente diferentes según la organización. En algunos, puedes llegar a ser un administrador senior o líder de equipo; en otros, un asistente personal o ejecutivo; y en otros, un gerente de oficina. Tampoco es desconocido que el personal administrativo y de secretaría se especialice en trabajar para organizaciones en sectores particulares: por ejemplo, farmacéutico o jurídico.

EMPLEADORES TÍPICOS DE LOS SECRETARIOS Y ADMINISTRADORES

Una gran variedad de organizaciones de los sectores público y privado emplean secretarios y administradores.

La competencia por los puestos de trabajo puede ser dura. Los puestos de trabajo se anuncian normalmente a través de bolsas de empleo y periódicos locales, regionales y nacionales (en línea o impresos), así como a través de agencias de empleo especializadas.

CUALIFICACIONES Y FORMACIÓN EXIGIDAS

Para poder ejercer como secretario o administrativo te puedes formar a través de carreras universitarias, formación profesional y másters. Algunas de las formaciones que hay son las siguientes:

• Ciclo formativo de grado superior de asistencia a la dirección y secretariado.
• Carrera superior de secretariado internacional de alta dirección.
• Máster en secretariado de dirección y personal assistant.

Algunas organizaciones piden la capacidad de escribir un cierto número de palabras por minuto o tener experiencia en audiometría; sin embargo, ya no se pide la taquigrafía como estándar.

HABILIDADES CLAVE

• Buenas habilidades de comunicación, servicio al cliente y construcción de relaciones.
• Habilidades de trabajo en equipo.
• Habilidades de organización y gestión del tiempo.
• Atención al detalle.
• Habilidades de negociación.
• Asertividad.
• Flexibilidad.
• Tacto, discreción y diplomacia.
• La capacidad de ser proactivo y usar su iniciativa: ver lo que hay que hacer y hacerlo.
• La capacidad de utilizar paquetes de software estándar (por ejemplo, Microsoft Office) y de aprender paquetes a medida si es necesario.