OFFICE MANAGER CON ALEMÁN 100% REMOTO

1.-Soporte Administrativo:

-Gestionar y mantener los sistemas de oficina, incluyendo archivos, gestión de datos y programación.

-Manejar llamadas entrantes, correos electrónicos y correspondencia en alemán e inglés.

-Preparar y distribuir comunicaciones, memorandos e informes.
2.-Gestión de Oficina:

-Coordinar las actividades y operaciones de la oficina para asegurar eficiencia y cumplimiento con las políticas de la empresa.

-Gestionar las relaciones con proveedores, prestadores de servicios y propietarios, asegurando que todos los artículos sean facturados y pagados a tiempo.
3.-Soporte Ejecutivo:

-Asistir a los ejecutivos con sus agendas, incluyendo reuniones, arreglos de viaje y citas.

-Preparar y editar documentos, presentaciones e informes para reuniones ejecutivas.

-Coordinar y organizar eventos, reuniones y conferencias de la empresa.
4.-Soporte de Recursos Humanos:

-Asistir en el proceso de contratación publicando anuncios de empleo, programando entrevistas y gestionando la correspondencia con los candidatos.

-Mantener los registros de empleados y manejar información confidencial.

-Apoyar los procesos de incorporación de nuevos empleados.

-Procesar la nómina mensual en colaboración con el proveedor externo de nómina.
5.-Cumplimiento y Documentación:

-Asegurar que la oficina cumpla con las políticas de salud, seguridad y seguridad.

-Mantener y actualizar las bases de datos y registros de la empresa con información precisa.

-Asistir en la preparación de informes regulares.
6.-Atención al Cliente:

-Proporcionar soporte general a los clientes en alemán e inglés.

-Resolver cualquier problema o inquietud que pueda surgir.

-Recopilación de datos de distribuidores y proveedores de servicios.

-Gestión de pedidos en colaboración con los distribuidores.
7.-Gestión Financiera:

-Ayudar con el presupuesto y el seguimiento de gastos.

-Gestionar los gastos relacionados con la oficina y conciliar las cuentas mensuales.

-Preparar y presentar informes de gastos y órdenes de compra.

-Gestión de facturas entrantes.

-Colaboración con el proveedor externo de contabilidad.

-Gestión de la cobranza de créditos.
Experiencia como Office Mannager, Administrador de Oficina o en un rol similar.
Dominio del alemán; excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal tanto en alemán como en inglés.
Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo, con la capacidad de priorizar tareas.
Competencia en Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y software de gestión de oficinas.
Conocimiento básico de sistemas ERP y CRM.
Capacidad para trabajar de manera independiente y en equipo.
Atención al detalle y habilidades para la resolución de problemas.
Conocimiento de las responsabilidades, sistemas y procedimientos de la gestión de oficinas.
Se valora experiencia en el sector Pharma.
Se valora conocimientos y familiaridad con los porcedimientos de RRHH.
Se valoran conocimiento de prácticas y procedimientos de gestión administrativa.